Bestandsauskunft am Telefon – so agieren Sie schnell und clever!

 

Wir alle sind uns einig: Seinen Kunden einen erstklassigen Service zu bieten, sollte die Maxime eines jeden Unternehmens sein. Konzentrieren wir uns heute einmal auf den Telefonverkauf. Uns ist bewusst, immer mehr Geschäfte werden online abgewickelt und das ist auch gut so. Dennoch gibt es immer noch Branchen, in denen ein Telefonverkauf oder die telefonische Bestellannahme üblich und gewünscht sind.

Und gerade hier -ganz gleich ob im Einzel-oder Großhandel -sind Freundlichkeit und kompetente Auskünfte entscheidend. Während die Freundlichkeit eine personelle Abhängigkeit hat, so trägt das ERP-System in puncto kompetente Aussagen entscheidend zum Erfolg bei. Klar, jede vernünftige ERP-Software ist heute in der Lage, Auskunft über den aktuellen Bestand eines bestimmten Artikels zu geben. Aber reicht das? Und wie schnell komme ich an diese Informationen? Glücklicherweise gibt es in SAP Business One jede Menge kleine Features, die den Benutzer genau hierbei unterstützen. Doch starten wir für unser Beispiel zuerst mit der Auftragsanlage.

 

CTI und Autovervollständigung

Wenn wir davon ausgehen, dass wir uns im Verkauf mit einem Bestandskunden befinden, dann ist der schnellste Weg zur Auftragsanlage eine CTI-Integration. Was genau sich dahinter verbirgt und was Sie damit erreichen können, erfahren Sie hier.

Natürlich kann die Anlage auch manuell erfolgen. In diesem Fall unterstützt SAP Business One mit der Auto-Suggest-Funktion, welche beim Geschäftspartner und auch beim Hinzufügen der Artikelpositionen genutzt werden kann. Wie Sie das von der Google Suche kennen, tippen Sie einfach darauf los und SAP Business One zeigt Ihnen mögliche Treffer an. Ich persönlich könnte nie wieder anders arbeiten.

 

Bestandsinformationen auf einen Blick

Nach dem Hinzufügen der Positionen ist die Bestandssituation des Artikels sofort ersichtlich. Die Spalten Auf Lager, bestätigt und bestellt geben sofort Auskunft, ob Bestand vorhanden, reserviert oder im Zulauf ist. In unserem Beispiel (siehe Screenshot) sieht es schlecht aus. Es ist nichts auf Lager und es liegen schon vier andere Aufträge vor. Im Zulauf sind aber gerade einmal zwei Stück. Mist, was nun? Zwei Möglichkeiten stehen dem Anwender jetzt zur Auswahl.

 

Available-to-Promise

Über die Available-to-promise Funktion, welche ganz einfach per Rechtsklick aufgerufen werden, erhält der Anwender sofort Informationen, welche konkreten Belege für die Bestandsveränderungen sorgen. In unserem Beispiel gibt es vier Kundenaufträge (AU), die für Bedarf sorgen. Dem gegenüber stehen zwei Produktionsaufträge (PA), die nach Fertigstellung den Bedarf um zwei Stück reduzieren. Der aufmerksame Leser stellt dabei sofort fest, dass sämtliche Liefertermine überschritten sind und dringend etwas unternommen werden sollte, damit die offenen zwei Beachcruiser ausgeliefert werden können. Glücklicherweise sind die Screenshots aus meinem Demosystem. Es gibt also keine traurigen Kunden, die schon seit Wochen auf Ihre Ware warten. 🙂 Im echten Leben wäre jetzt Rücksprache mit dem Produktionsleiter notwendig.

 

Available-to-Promise – Prüfung

Wer eine schnelle grafische Anzeige wünscht, der gelangt alternativ über einen Klick auf die Available-to-Promise Prüfung(ATP Prüfung). Hierüber ist es möglich, sehr schnell und über einen Zeitstrahl hinweg die anstehenden Bestandsveränderungen optisch zu erfassen. Wieder auf unser Beispiel bezogen, zeigt auf die ATP Prüfung kein gutes Ergebnis (siehe Bild links). Tun wir das, was längst überfällig ist und legen einen Produktionsauftrag (über 5 Stück) an, so sieht das Ergebnis einer erneuten ATP Prüfung gleich viel besser aus (siehe Bild rechts). Wir sehen auf einen Blick, dass unser negativer Bestand am 13.07.2018 in einen verfügbaren Bestand von drei Stück wechselt. Wir können unserem Kunden am Telefon mitteilen, dass die Auslieferung planmäßig am 13.07.18 erfolgt. Sehr gut!

 

Lieferplanverwaltung

Gehen wir in unserem Beispiel wieder einen Schritt zurück. Bei unserem Kunden am Telefon handelt es sich um Ihren wichtigsten Prio-Kunden. Im System sind schon vier andere Aufträge. Zwei davon haben den kurzfristig aus Produktion kommenden Bestand schon reserviert. Eigentlich müssen Sie Ihrem Prio-Kunden auf eine spätere Lieferung vertrösten. Oh je, das gibt das Ärger! Oder gibt es doch noch eine Möglichkeit?

Dank der Lieferplanverwaltung können Sie reservierten Aufträge Ihre Ware wieder wegnehmen. Per Drag&Drop ziehen Sie den Auftrag des Prio-Kunden in den oberen Bereich. Sofort werden Ihnen im unteren Bereich die Aufträge angezeigt, denen Sie Bestand „entziehen“ können. Per Schieberegler sorgen Sie nun dafür, dass Ihr Prio-Kunde morgen seine Ware erhält.

 

Man könnte jetzt sagen: Glück gehabt und dem Ärger gerade noch einmal entkommen. Ich würde es lieber so begründen: Clever agiert und die Möglichkeiten genutzt, die SAP Business One Ihnen bietet. In jedem Fall haben Sie sich jetzt eine Kaffeepause verdient. 🙂

 

Also bis bald!

P.S. Die beiden Funktionen „Available-to-Promise Prüfung“ und „Lieferplanverwaltung“ stehen in SAP Business One Version für SAP HANA seit Release 9 zur Verfügung.

 

 


 

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ÜBER DEN AUTOR

 

TORSTEN BRÄUER

Vertrieb UNIORG Gruppe, SAP Business One
Torsten Bräuer gehört zu den letzten Jahrgängen der Generation X. Er bezeichnet sich selbst als Digitalisierungs-Enthusiast. „Man muss sich auf die Chancen konzentrieren. Dank der Digitalisierung habe ich mein komplettes Büro immer und überall dabei. Für uns Verkäufer ist das einfach toll und schont auch noch die Umwelt.“

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